É indiscutível que a segurança da informação é uma prioridade dentro de qualquer organização, e com a crescente digitalização e armazenamento de documentos, proteger informações confidenciais e assegurar sua integridade tornou-se crucial. Para isso é fundamental o emprego de um software de gestão documental com recursos específicos para garantir e aprimorar a segurança da informação.

Mecanismos que um software de gestão documental necessariamente deve dispor para ampliar a segurança da informação:

Senhas e Autenticação:

• O software de gestão documental permite a criação de senhas fortes para proteger o acesso aos documentos;
• A autenticação em duas etapas pode ser implementada para adicionar uma camada extra de segurança;

Alteração Periódica de Senha:

• A política de alteração periódica de senha é uma prática recomendada para evitar o uso prolongado de senhas comprometidas;
• O software pode enviar lembretes automáticos para que os usuários atualizem suas senhas regularmente;

Controle de Horário de Acesso:

• Definir o horário de acesso ao software ajuda a evitar acessos não autorizados fora do expediente;
• Restringir o horário de acesso, por exemplo, apenas durante o horário comercial;

Controle de Acesso e Perfis de Usuário:

• O software permite definir perfis de acesso para diferentes usuários. Apenas pessoas autorizadas podem acessar determinados documentos;
• Os perfis de usuário podem ser configurados com base nas funções e responsabilidades de cada empregado. Por exemplo, um funcionário de RH pode ter acesso a arquivos diferentes daquele de um gerente de projetos;
• Com o controle de acesso por IP do usuário restringe-se o acesso a partir de locais específicos, aumentando a segurança;

Níveis de Sigilo:

• Os documentos podem ser classificados com diferentes níveis de sigilo (normal, restrito, sigiloso, confidencial, secreto e ultrassecreto). Isso garante que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a informações sensíveis;

Controle de Versões:

• O histórico de versões permite rastrear todas as alterações feitas em um documento;
• Aspecto crucial para auditorias e para evitar a perda acidental de dados;

Trilha de Auditoria:

• O software registra todas as atividades relacionadas aos documentos, incluindo quem acessou, modificou ou compartilhou um arquivo;
• A trilha de auditoria permite identificar qualquer comportamento suspeito e rastrear a origem de possíveis violações;

 

Em resumo, um software de gestão documental é essencial, por oferecer muitos recursos para proteger os documentos e sofisticar a segurança da informação nas empresas. O E2DOC da Estec é um software completo de GED/ECM, digitalização, automação de processos e assinatura de documentos - com funcionalidades específicas para segurança da informação, totalmente aderentes à Lei Federal nº 12.527 de 18.11.2011 – Lei de Acesso à Informação, Lei Federal nº 13.709 e 13.853 de 08.07.2019 - LGPD. 

O E2DOC - está em operação em inúmeras organizações e permite digitalizar, armazenar, automatizar e consultar, todos os documentos e processos da empresa como - Vendas, Faturamento, RH, Jurídico, Patrimônio, Engenharia, Contratos, Facilities, entre outros, além de permitir sua integração com os principais ERP's do mercado. Além disso, o E2DOC pode ser utilizado também para assinar propostas, aceites, contratos, projetos, pedidos, folhas de ponto, recibos – uniforme, EPI, férias, protocolos, TRCT, reembolsos de despesas e outros documentos – sem a necessidade de manuseio do documento em papel e com a mesma eficácia probatória de um documento assinado de próprio punho. 

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