É crucial entender os desafios que as empresas enfrentam ao tentar aprovar e implementar soluções de digitalização, gestão documental e ECM. Embora essas tecnologias prometam eficiência e organização, diversos fatores dificultam a transição para o ambiente digital:

1. Resistência a mudanças– não obstante hoje o mundo já seja digital, ainda há muita resistência a mudanças nas empresas - medo de perder o “status quo”, medo do “novo”, cultura do “mais do mesmo”

2. Pouca percepção dos benefícios, pelos níveis decisórios– a falta de clareza sobre como a digitalização e a gestão documental reduzem custos, tempos e melhoram a conformidade regulatória, contribui para essa hesitação.

3. Cultura reativa de investimento -em muitas empresas, a cultura predominante é de investir em soluções novas somente após ocorrer um problema grave, como uma multa, fiscalização ou um processo judiciário.

Apesar desses desafios, é importante destacar que as soluções de digitalização, gestão documental e ECM são tão essenciais quanto os bancos de dados e sistemas ERP. Elas geram benefícios substanciais, como:

• Redução de custos, tempos e de espaço físico.
• Maior facilidade, rapidez e acesso aos documentos.
• Maior conformidade regulatória e redução de riscos legais.
• Transformação dos processos manuais em processos digitais automatizados e padronizados
• Melhor atendimento aos clientes, fornecedores e colaboradores

Ignorar essas soluções resulta em maiores custos e riscos, enquanto a digitalização e gestão documental trazem vantagens significativas e mensuráveis.

A ESTEC, que há mais de 2 décadas desenvolve soluções tecnológicas para digitalização, gestão de documentos e automação de processos, disponibiliza o E2DOC, uma plataforma completa de software de digitalização, GED/ECM, automação de processos e assinatura de documentos, integrada ao whatsapp, totalmente aderente à legislação brasileira.

Com o E2DOC é possível digitalizar/importar/fotografar documentos para o repositório de documentos único da empresa, permitindo acesso fácil, rápido e compartilhado, através de critérios de segurança, no celular, tablet ou desktop.

É possível também, automatizar processos, distribuir tarefas automaticamente, notificar os usuários envolvidos por e-mail e whatsapp, controlar os tempos das tarefas, gerar trilhas de auditoria e muito mais.

Também é possível assinar documentos com certificado digital ou assinatura eletrônica, individualmente ou através de um fluxo de tarefas, como admissão, compras, contratos etc.

O E2DOC está totalmente em português, é muito fácil de usar e de contratar.

Entre em contato com a ESTEC e descubra como sua empresa pode utilizar o E2DOC para reduzir custos, tempos e riscos, e ainda transformar digitalmente seus processos de negócio.

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