Confira a importância de digitalizar seu acervo acadêmico e evite surpresas com o MEC!

O acervo acadêmico é a coleção de documentos que registram a trajetória dos alunos e as atividades da instituição de ensino, incluindo históricos escolares, diplomas, certificados e atas de reuniões. O MEC, através da Portaria 315/18, tornou obrigatória a digitalização de todos os documentos referentes às atividades acadêmicas dos alunos das Instituições de Ensino Superior (IES), tanto dos cursos de graduação como pós-graduação, seja presencial ou a distância, com o objetivo de garantir a autenticidade, integridade, confiabilidade e a durabilidade de todas as informações dos documentos acadêmicos originais.

É fato que muitas IES ainda não estão em conformidade com a portaria e tão pouco estão priorizando o processo de digitalização , valendo-se em boa parte da falta de uma fiscalização mais rigorosa por parte do MEC, o que é um grande equívoco tanto do ponto de vista legal como operacional. Essa postura condescendente pode resultar em problemas significativos a medida que o MEC intensificar as auditorias. Logo, sansões severas podem ser aplicadas as IES que não atendam as normativas do acervo digital, comprometendo inclusive a credibilidade e o funcionamento da instituição. Mais que uma exigência legal, a digitalização oferece benefícios operacionais importantes, como a facilidade no acesso e recuperação de informações além da mitigação do risco de perda ou vazamentos de dados pessoais, o que é fundamental para uma gestão documental eficiente e segura.

A ESTEC fornece o E2DOC, software completo de GED/ECM, digitalização, automação de processos, assinatura e consulta de documentos - com módulo específico para a digitalização e indexação do acervo acadêmico das IES, totalmente aderente às Portarias do MEC, permitindo a integração com os principais ERP's do mercado. O E2DOC está em operação em inúmeras instituições de ensino superior tanto para atender as demandas da secretaria acadêmica, a exemplo do acervo, como também para digitalizar, armazenar, automatizar e consultar documentos e processos de outras áreas da faculdade como RH, Jurídico, Patrimônio, Contratos, Financeiro entre outras.

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