Faturar serviços terceirizados - segurança, vigilância, limpeza, mão de obra - para empresas tanto do Setor Público como Privado – requer a superação de vários desafios, sendo os principais, a burocracia e a documentação exigida.

A começar pela complexidade de documentos, que envolve áreas distintas da empresa como RH, Fiscal, Financeiro, Jurídico e Operacional, e podem representar um volume superior a 40 tipos diferentes de documentos, como por exemplo certidões negativas, comprovantes de regularidade fiscal, trabalhista, pagamento de salários e tributos, relatórios de atividades entre outros.

É possível imaginar o trabalho envolvido na coleta, verificação, preparação e separação desses documentos por cliente, CNPJ, Estado, contrato, competência e data de faturamento, para que possam ser juntados tempestivamente à fatura do cliente, sem atrasar a data de faturamento?

Logo, as empresas de terceirização, precisam estar sempre em alerta para garantir que a documentação esteja em conformidade com todas as regulamentações e leis aplicáveis, o que pode variar de acordo com o setor e a localidade. Qualquer não conformidade terá como consequência o indesejável atraso no pagamento ou até mesmo a suspensão do pagamento e/ou do contrato.

A logística de coleta manual dos documentos, aliada à apertada janela de tempo e ao complexo trabalho de separação dos documentos, citados acima, necessitam não só de planejamento, mas sobretudo de métodos e tecnologia para  garantir o êxito de toda operação.

Hoje muitas empresas de terceirização de sucesso, utilizam tecnologias de GED/ECM - Gestão Eletrônica de Documentos - para notificar os responsáveis sobre os documentos necessários, captura dos documentos obrigatórios, controle dos documentos em falta, acompanhamento da validade e prazos de renovação de certidões, e preparação dos conjuntos de documentos separados pelos critérios descritos, tudo isso dentro dos prazos requeridos e com total assertividade.

É fato que com o GED/ECM, esse trabalho, que é complexo, demorado, custoso e demanda muita mão de obra, se torna mais fácil, rápido, econômico e acima de tudo automatizado, com intervenção muito menor de mão de obra, sendo usada basicamente para conferir a documentação e tratar as exceções.  

O E2DOC é um software completo de GED/ECM – com amplas funcionalidades para captura, gestão dos documentos, automação dos processos com notificação dos responsáveis, separação dos documentos e geração dos databooks de faturamento da forma que o cliente necessitar,  e sobretudo totalmente aderente à Lei Federal nº 14.133/21 – Lei de Licitações.

O E2DOC está em operação em inúmeras empresas e permite digitalizar, armazenar, automatizar e consultar, todos os documentos e processos da empresa como - Vendas, Faturamento, RH, Jurídico, Patrimônio, Qualidade, SST, Engenharia, Contratos, Facilities, Diploma Digital, Acervo Acadêmico Digital, entre outros, além de permitir sua integração com os principais ERP 's do mercado. 

Além disso, o E2DOC – pode ser utilizado também para outras finalidades, como a assinatura  de propostas, aceites, contratos, projetos, pedidos, folhas de ponto, recibos – uniforme, EPI, férias, protocolos, TRCT, reembolsos de despesas e outros documentos – sem a necessidade de manuseio do documento em papel e com a mesma eficácia probatória de um documento assinado de próprio punho. 

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