Dê um Up ⬆️ nos documentos !
Documentos são a fonte essencial de informação e comprovação para qualquer organização. Por isso, é esperado que profissionais que ingressam no ambiente corporativo saibam lidar com eles ou recebam orientações claras sobre como fazê-lo.
Na prática, porém, isso nem sempre acontece. Assim, colaboradores criam, editam, revisam, classificam e armazenam documentos físicos, digitais e e-mails de forma individual, sem um padrão definido.
Quando não há diretrizes claras, cada pessoa ou departamento adota métodos próprios, o que gera inconsistência e desorganização. Com o crescimento da empresa, essa falta de padronização pode resultar em aumento de custos, perda de tempo, ocupação excessiva de espaço físico, riscos legais e até prejuízos operacionais.
Ao perceber esses impactos, a empresa decide organizar sua documentação.
Nesse momento, surgem dúvidas comuns:
- Por onde começar?
- É melhor digitalizar, microfilmar, terceirizar o armazenamento ou manter internamente?
- Após digitalizar, é possível descartar os documentos físicos?
- Quais documentos precisam estar em conformidade com a LGPD?
- Como extrair dados anonimizados para projetos de inteligência artificial?
Riscos de uma abordagem isolada na gestão documental
Quando uma empresa decide organizar sua documentação, o sucesso do projeto depende diretamente de quem lidera a iniciativa. Se o processo for conduzido por uma única área, sem integração com outras, os resultados podem ser limitados — ou até prejudiciais.
- Se a área de documentação liderar, o foco tende a ser técnico: classificação, tabela de temporalidade e destinação final dos documentos. Embora esses aspectos sejam importantes, podem deixar de lado questões estratégicas, como o impacto nos negócios, diferenciação competitiva e uso de tecnologias que agreguem valor.
- Se a área de TI estiver à frente, o projeto pode priorizar ferramentas e plataformas digitais, com menor atenção à legislação, à classificação documental e aos processos críticos da empresa. Isso pode gerar soluções tecnológicas que não atendem às reais necessidades operacionais ou legais.
Por isso, é fundamental que o projeto seja conduzido por uma equipe multidisciplinar, envolvendo áreas como processos, documentação, jurídico e TI. Além disso, é necessário considerar o perfil dos usuários envolvidos: seu grau de familiaridade com tecnologia, sua capacidade de adaptação e suas rotinas de trabalho.
Sem essa análise, corre-se o risco de implementar uma solução incompatível com a cultura da empresa — o que pode levar à rejeição ou ao boicote da iniciativa logo no início.
A solução está aqui . ESTEC Tecnologia !!
A ESTEC Tecnologia reúne o conhecimento, a metodologia e os profissionais necessários para enfrentar com excelência, os desafios da documentação das empresas. Com uma abordagem integrada e foco em resultados, a ESTEC apoia empresas na organização, digitalização, conformidade legal e uso inteligente da informação — sempre alinhando tecnologia, processos, legislação, cultura organizacional e estratégia de negócios.
Oferecemos um portfólio completo de soluções para transformar a gestão documental em um diferencial estratégico. Atuamos em todas as etapas do processo:
- Consultoria especializada
- Organização e classificação documental
- Guarda física e digital
- Digitalização e acesso via plataforma completa, segura e de fácil utilização
- Automação de processos
- Assinatura eletrônica de documentos
- Anonimização e extração de dados - LGPD e IA
- Integração com sistemas legados e customização
Com essas soluções, sua empresa reduz custos operacionais, otimiza tempo, libera espaço físico e diminui a necessidade de mão de obra dedicada à gestão documental. Além disso, garante total conformidade com regulamentações como a LGPD.
Aproveite este último trimestre para estruturar sua documentação.
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