A rotina de um advogado trabalhista é marcada pela constante obtenção e análise de documentos relacionados às relações de trabalho. Contratos, recibos, folhas de ponto e outros registros são essenciais para fundamentar ações judiciais e garantir os direitos dos trabalhadores ou das empresas.

Trabalhar com documentos em papel traz desafios significativos:

1. Risco de perda de prazo - O manuseio de documentos físicos pode levar a atrasos na localização de informações ou à perda de documentos e resultar no não cumprimento de prazos judiciais. A perda de prazo é um problema sério, muitas vezes pode ser irreversível e compromete os direitos do cliente.

2. Presunção de veracidade das alegações - No direito trabalhista, o ônus da prova geralmente recai sobre a parte que detém os documentos necessários para comprovar sua alegação, como o empregador. Se o advogado não conseguir apresentar os documentos devido à desorganização, falta de assinatura ou perda dos registros físicos, será presumida como verdadeira a alegação da parte contrária, trazendo um prejuízo à defesa.

3. Protocolo digital dos documentos - desde a Lei nº 11.419/2006, que regulamenta a informatização do processo judicial, os documentos são protocolados em formato digital na Justiça do Trabalho. A Resolução nº 469/2022 do Conselho Nacional de Justiça também estabelece diretrizes para a conversão de documentos físicos em digitais, garantindo sua integridade e validade jurídica.

Adotar a digitalização e trabalhar com documentos digitais reduz esses desafios, aumenta a eficiência e a segurança no exercício da advocacia trabalhista, além de quase exterminar os riscos trabalhistas.

Por que então muitas empresas ainda adotam o dossiê do empregado em papel?

A ESTEC, que há mais de 2 décadas desenvolve soluções tecnológicas para digitalização, gestão de documentos e automação de processos, disponibiliza o E2DOC, uma plataforma completa de digitalização, GED/ECM, automação de processos e assinatura de documentos, integrada ao whatsapp, com OCR, na nuvem, totalmente aderente à legislação brasileira. 

O E2DOC possui o módulo de dossiê digital do empregado que atende a todas as necessidades do RH e do Jurídico Trabalhista, totalmente aderente às melhores práticas de mercado. 

Ele permite digitalizar, importar ou fotografar documentos diretamente para o repositório único da empresa, oferecendo acesso fácil, rápido e compartilhado, com segurança garantida, em dispositivos como celular, tablet ou desktop. 

Também é possível definir e controlar documentos obrigatórios, identificar documentos em falta e criar fluxos para sua obtenção, consolidando uma base de documentos íntegra e sem surpresas na hora da necessidade. 

Oferece múltiplas opções para pesquisar os documentos de forma eficiente, permitindo localizá-los com facilidade e protocolá-los prontamente na Justiça do Trabalho. 

O E2DOC está totalmente em português, é muito fácil de usar e de contratar.

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