
Dossiês dos Empregados - Importância de um Sistema de Gestão de Documentos na Digitalização e Conformidade com a LGPD
A digitalização de documentos e a gestão dos dados pessoais dos colaboradores são processos críticos para qualquer empresa que deseja se manter em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e as normas estabelecidas pelo decreto federal 10.278/2020. Um sistema de gestão de documentos eficiente não só auxilia na organização e acessibilidade das informações, mas também desempenha um papel fundamental na segurança e integridade dos dados.
Segurança dos Dados
A segurança é primordial quando se trata de dados pessoais. Um sistema de gestão de documentos incorpora medidas robustas, como criptografia, autenticação multifatorial e controle de acesso granular, para garantir que apenas indivíduos autorizados possam acessar as informações sensíveis. Essas medidas ajudam a prevenir violações de dados e acessos não autorizados, protegendo assim a privacidade dos colaboradores.
Acessibilidade e Transparência
Para garantir a acessibilidade, o sistema de gestão de documentos permite a rápida localização e recuperação dos documentos. A organização estruturada e a capacidade de busca eficiente são características indispensáveis. Além disso, a transparência no tratamento dos dados pessoais é uma exigência da LGPD.
Confidencialidade e Sigilosidade
A confidencialidade dos dados pessoais deve ser mantida em todas as etapas, desde a inserção no banco de talentos até a pós demissão. Um sistema de gestão de documentos eficaz possui mecanismos para assegurar que informações sensíveis não sejam compartilhadas ou acessadas indevidamente. O controle de acesso garante que somente os funcionários com permissões específicas possam visualizar ou modificar determinados dados.
Integridade e Preservação
A integridade dos dados é garantida quando se utilizam métodos que previnem alterações não autorizadas. Além disso, a preservação dos dados digitais assegura que as informações permaneçam utilizáveis e acessíveis a longo prazo, conforme exigido pelo decreto federal 10.278/2020. Isso é vital para a continuidade dos negócios e para garantir que os dados possam ser recuperados em caso de auditorias ou verificações legais.
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