Na era da transformação digital, as empresas precisam lidar com volumes cada vez maiores de informações. 

Nesse cenário, a gestão documental, impulsionada por tecnologias como digitalização, GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e ECM (Enterprise Content Management), desempenha um papel crucial na estruturação de dados essenciais para a Inteligência Artificial e a governança corporativa. 

A digitalização de documentos e a gestão documental são fundamentais para a Inteligência Artificial porque fornecem dados estruturados e acessíveis para treinar algoritmos de machine learning e IA generativa. 

Alguns pontos explicam essa conexão: 

1 - Transformação de Dados Não Estruturados em Informação Valiosa 

A grande maioria das informações corporativas está em documentos físicos ou arquivos digitais desorganizados. Quando uma empresa digitaliza documentos e implementa uma plataforma de GED ou ECM, esses dados se tornam estruturados, categorizados e prontos para serem analisados. Isso permite que algoritmos de IA identifiquem padrões, extraiam insights e criem previsões baseadas em dados reais. 

2 - Criação de Bases de Conhecimento para Modelos de IA

A Inteligência Artificial precisa de dados históricos para aprender. Empresas que digitalizam seus registros — contratos, notas fiscais, relatórios, e-mails — geram um acervo digital robusto que serve como fonte confiável para treinar modelos de IA. Isso é essencial para análises de conformidade (compliance), detecção de fraudes e governança corporativa.

3 - Redução de Riscos e Aprendizado Assertivo 

Ao contrário de dados coletados manualmente, que podem conter erros ou distorções, a digitalização permite um processamento automatizado e mais preciso. Isso significa que os algoritmos de IA treinados com documentos bem gerenciados apresentam maior confiabilidade e reduzem riscos operacionais, tornando-se aliados estratégicos para tomadores de decisão. 

4 - Automação de Processos e Análises Avançadas 

Empresas que utilizam plataformas de digitalização e gestão documental (GED e ECM) conseguem transformar dados digitalizados em fluxos de trabalho automatizados. Isso abre caminho para soluções que utilizam IA para tarefas como: 

- Extração automática de informações de contratos e documentos fiscais

- Análises preditivas para detectar padrões de fraude

- Geração de relatórios estratégicos sem intervenção humana 

A digitalização, então, não é apenas uma questão de eficiência operacional, mas um passo essencial para alimentar a Inteligência Artificial com dados confiáveis e estruturados. Empresas que apostam na gestão documental estão, na prática, criando um ecossistema inteligente, onde a IA pode evoluir com uma base de conhecimento sólida e aplicável ao mundo real. 

Além disso, a digitalização de documentos não é apenas um passo rumo à modernização — é uma estratégia para garantir compliance, eficiência e a redução de custos, transformando documentos físicos em ativos digitais inteligentes, otimizando processos internos e permitindo análises avançadas, como auditorias e detecção de fraudes.

 

A ESTEC, que há mais de 2 décadas desenvolve soluções tecnológicas para digitalização, gestão de documentos e automação de processos, disponibiliza o E2DOC, uma plataforma completa de digitalização, GED/ECM, automação de processos e assinatura de documentos, integrada ao whatsapp, com OCR, na nuvem e totalmente aderente à legislação brasileira.  

Com o E2DOC é possível digitalizar/importar/fotografar documentos para o repositório de documentos único da empresa, permitindo acesso fácil, rápido e compartilhado, através de critérios de segurança, no celular, tablet ou desktop.  

É possível também, extrair as informações dos documentos e gerar um acervo digital robusto que serve como fonte confiável para treinar modelos de IA 

Também é possível automatizar processos, distribuir tarefas automaticamente, notificar os usuários envolvidos por e-mail e whatsapp, controlar os tempos das tarefas, gerar trilhas de auditoria, assinar documentos com certificado digital ou assinatura eletrônica, individualmente ou através de um fluxo de tarefas, como contratação, compras, contratos etc.  

O E2DOC está totalmente em português, é muito fácil de usar e de contratar.  

Entre em contato com a ESTEC e descubra como sua empresa pode utilizar o E2DOC como Pilar Estratégico para suas iniciativas de Inteligência Artificial. 

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