É fato que a tecnologia imprimiu uma nova dinâmica no mundo corporativo, promovendo além de mudanças de comportamento  maior eficiência organizacional.

Logo a maioria das empresas buscam com o uso da tecnologia da informação, aumentar receitas, reduzir custos, melhorar o atendimento aos seus clientes e fornecedores e principalmente sobressair com um diferencial competitivo que motive a fidelidade e satisfação de seus potenciais clientes.

Dentro das organizações ainda é comum as pessoas trabalharem com documentos e relatórios em papel, porém, de nada adianta ter um sistema ERP de última geração se, ao necessitar de um documento não tiver acesso fácil a ele, obrigando  pessoas a interromper tarefas para dirigir-se a um arquivo físico a fim de procurar  documentos, ou até mesmo tirar cópia, enviar por malote, e-mail etc.

Todo processo gera documentos e gerenciá-los é inevitável, logo requer organização, controle e acessibilidade. É aí que entra a digitalização!!

As principais facilidades que a digitalização possibilita:

• Consultar on-line os documentos de todos os departamentos das empresas na tela do micro, tablet ou celular, diminuindo significativamente o tempo de consulta e acesso às informações, além da mobilidade de poder acessar essas informações de qualquer lugar e a qualquer horário.
• Classificar os níveis de sigilo e de sensibilidade dos documentos para atender legislações específicas como a Lei de Acesso à Informação e LGPD, entre outras.
• Atribuir critérios de segurança para estabelecer o acesso aos documentos, ou seja, quem pode ver, imprimir, editar, tramitar e excluir os documentos.
• Criar indexadores com várias informações, permitindo com isso pesquisas muito mais rápidas, fáceis e precisas dos documentos.
• Atribuir critérios de temporalidade e destinação final aos documentos, constituindo um acervo de documentos mais gerenciável e compatível com o compliance.
• Controlar documentos obrigatórios, datas de validade, vencimentos, emitir notificações para os usuários responsáveis tomarem as providências antecipadamente, aumentando controles e reduzindo riscos trabalhistas e judiciários.
• Transformar os processos de negócios em processos digitais, inclusive com a criação, edição, gestão, tramitação, análise, aprovação e assinatura dos documentos em ambiente totalmente digital.

A ESTEC, que há mais de 2 décadas desenvolve soluções tecnológicas para gestão de documentos e automação de processos, disponibiliza inclusive 3 modalidades de digitalização dentro de sua plataforma E2DOC:  digitalização online (na web), digitalização de pequenos volumes e digitalização de grandes volumes (para birôs de digitalização).

Com o E2DOC é possível digitalizar documentos de forma simples ou utilizar seus recursos avançados para extrair informações dos documentos, melhorar a qualidade da imagem, inserir informações dos documentos em sistemas existentes, automatizar processos de negócios nas empresas e muito mais.

Além disso, o E2DOC pode ser utilizado também para armazenar, automatizar e consultar, todos os documentos e processos da empresa como Vendas, Faturamento, RH, Jurídico, Patrimônio, Engenharia, Qualidade, Segurança e Medicina do Trabalho, Contratos, Facilities, entre outros.

O E2DOC está em operação em inúmeras empresas tanto do setor público como privado, e é um software completo de GED/ECM, digitalização, automação de processos e assinatura de documentos, totalmente aderente à legislação brasileira. Isso inclui em especial  a Lei de Acesso à Informação, a LGPD, o Decreto Federal nº 10.278/2020 e a portaria UAPESP/SAESP nº 05 de 2021, sobre a digitalização de documentos para substituição e descarte do original em papel, a MP nº 2.200/2002 e a Lei Federal nº 14.603/2020 sobre assinatura de documentos, entre outras.

Entre em contato com a ESTEC e descubra como sua empresa pode utilizar o E2DOC para digitalizar documentos e  transformar digitalmente seus processos de negócio, ganhando tempo, reduzindo custos e mitigando riscos .