A digitalização e gestão de documentos é um processo crucial para a transformação digital e obtenção de maior eficiência, redução de tempos, espaço físico, custos e riscos das empresas. 

Os metadados de indexação e pesquisa são as informações que descrevem o conteúdo dos documentos e permitem sua localização através de buscas - tipo de documento, número, data, valor, autor. 

Para garantir que os documentos digitalizados sejam rapidamente acessados e gerenciados, é essencial definir corretamente esses metadados. Vamos analisar alguns aspectos relevantes e compartilhar as melhores práticas de mercado. 

• Relevância - os metadados devem ser relevantes para identificar precisamente o documento – tipo de documento, número, data. 

• Abrangência – os metadados devem ser abrangentes o suficiente para permitir uma pesquisa mais ampla – NF´s recebidas, Ano 2024, valor entre 1-5 mil reais – como também permitir pesquisas precisas de um único documento – número da NF, CNPJ e data. 

• Padronização – os metadados devem poder ser padronizados em listas, permitindo a seleção do item na lista ao invés do preenchimento manual do campo. Isto uniformiza o conteúdo do metadado e facilita a pesquisa, além de eliminar preenchimentos diferentes da mesma informação, como por exemplo – Cia Votorantim, Companhia Votorantim de Cimentos, Votorantim Cimentos. 

• Quantidade de metadados – a quantidade de metadados deve ser suficiente para permitir as pesquisas e ao mesmo tempo, que os metadados sejam preenchidos, manualmente, semi-automaticamente ou automaticamente. Em geral, 5 a 7 campos, no máximo, são suficientes. Informações adicionais devem poder ser pesquisadas através de busca textual. 

• Compliance – alguns metadados são obrigatórios para atender a aspectos regulatórios, como por exemplo, os metadados do Anexo II do Decreto Federal nº 10.278/2020, que define os requisitos técnicos para a digitalização de documentos e substituição dos originais pelo documento digitalizado. 

Recursos Tecnológicos para a Indexação 

A utilização de recursos tecnológicos pode otimizar a indexação dos documentos digitalizados e gerenciados, produzindo inúmeras vantagens e resultados positivos. Alguns recursos incluem: 

• OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) - tecnologia que converte texto impresso ou manuscrito em dados digitais, facilitando a busca por palavras-chave. 

• ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres) - similar ao OCR, mas capaz de reconhecer e interpretar escrita à mão, em letra de forma, aumentando a precisão na indexação de documentos manuscritos. 

• BCR (Reconhecimento de Código de Barras) - utilizado para ler códigos de barras e QR Codes, facilitando a categorização automática dos documentos. 

• Lookup - processo de validação de dados baseado em informações pré-existentes, garantindo a precisão dos metadados inseridos. 

• Inteligência Artificial (IA) - algoritmos de IA podem ser utilizados para analisar o conteúdo dos documentos e sugerir metadados relevantes automaticamente, agilizando o processo de indexação. 

O software de digitalização, gerenciamento e consulta aos documentos digitais 

A ESTEC, que há mais de 2 décadas desenvolve soluções tecnológicas para digitalização, gestão de documentos e automação de processos, disponibiliza o E2DOC, uma plataforma completa de digitalização, indexação, GED/ECM, automação de processos e assinatura de documentos, na nuvem, integrada ao whatsapp e totalmente aderente à legislação brasileira. 

Com o E2DOC é possível digitalizar/importar/fotografar e indexar documentos e armazená-los em um repositório único de documentos da empresa, com acesso fácil, rápido e compartilhado, através de critérios de segurança, no celular, tablet ou desktop. 

É possível também, automatizar processos, distribuir tarefas automaticamente, notificar os usuários envolvidos por e-mail e whatsapp, controlar os tempos das tarefas, gerar trilhas de auditoria e muito mais. 

Também é possível assinar documentos com certificado digital ou assinatura eletrônica, individualmente ou através de um fluxo de tarefas, como contratação, compras, contratos etc. 

O E2DOC está totalmente em português, é muito fácil de usar e de contratar. 

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