As empresas enfrentam desafios e oportunidades para transformar digitalmente seus processos de negócios, inclusive o arquivamento, preservação e descarte de documentos. 

Transformar documentos físicos em digitais reduz custos, melhora a acessibilidade e facilita a gestão. Plataformas tecnológicas como GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e ECM (Enterprise Content Management) ajudam a organizar, proteger o acesso e a controlar o ciclo de vida dos documentos. 

Nesse contexto, um item fundamental – a temporalidade documental - vive um momento decisivo - a adoção da Inteligência Artificial (IA). 

Vista como uma exigência regulatória, mas ainda não amplamente adotada nas empresas, a temporalidade documental encontra na IA, uma perspectiva otimista para que a temporalidade legal seja aplicada aos documentos e para garantir que os registros sejam mantidos pelo tempo adequado, sem sobrecarregar empregados, sistemas ou expor as empresas a riscos legais. 

Como a gestão da temporalidade documental pode evoluir com a IA? 

• Classificação automática de documentos
• Identificação automática de prazos de retenção e destinação final
• Adequação automática dos documentos à LGPD, e
• Análises preditivas - utilizando algoritmos de IA e técnicas estatísticas para prever padrões e tendências, fornece informações de apoio a decisões sobre descartar ou manter os documentos.

 Um exemplo: 

• A documentação da área de Recursos Humanos segue normas específicas para sua classificação, temporalidade de guarda e destinação final. O Plano de Classificação Documental Arquivístico (PCDA) e a Tabela de Temporalidade Documental Arquivística (TTDA) definem esses critérios. 

• No dossiê digital do empregado, a IA pode identificar automaticamente os tipos documentais, classificá-los de acordo com o PCDA da empresa e estabelecer prazos de retenção e destinação final com base na TTDA e na legislação vigente, evitando riscos de eliminação precoce ou custos de armazenamento desnecessário. 

• Pode identificar e categorizar automaticamente os documentos dentro do dossiê, conforme sua sensibilidade e finalidade, e definir critérios de segurança, controle de acesso, necessidade de consentimento, privacidade, direito de exclusão e anonimização, conforme a LGPD. 

 

Enquanto a Inteligência Artificial ainda está em fase de desenvolvimento para transformar definitivamente a gestão da temporalidade documental, as empresas podem se preparar para essa nova era com soluções robustas de gestão documental, como o E2DOC, da ESTEC Tecnologia. 

A adoção de um software especializado já permite benefícios significativos, como digitalização segura, conformidade com normas legais e automação de processos, criando uma base sólida para a transição futura à IA. 

Com funcionalidades avançadas de GED, ECM, BPM, assinatura de documentos e integração ao whatsapp, o E2DOC permite organizar, classificar, definir temporalidade de retenção e destinação final de documentos, otimizando a administração dos registros sem sobrecarregar sistemas ou equipes. Permite também atender a todos os critérios da LGPD, inclusive a anonimização dos documentos.

O E2DOC está totalmente em português, é muito fácil de usar e de contratar. 

Entre em contato com a ESTEC e siga o exemplo de diversas empresas: adote o E2DOC e transforme a gestão documental e de registros da sua empresa. 

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