Em pleno 2.025, muitas empresas ainda tropeçam onde não deveriam: na gestão documental. 

Se no ano 2.000 a prioridade era superar o "bug do milênio" com investimentos robustos em sistemas ERP, adotando o conceito revolucionário de “dado único, correto e acessível”, por que, 25 anos depois, a documentação empresarial ainda vive na idade da pedra? 

O que é o Repositório Digital Único de Documentos (RDUD)? 

• Da mesma forma que o ERP consolidou todas as informações - dados - das empresas em um único repositório de dados, correto, acessível e compartilhado por todas as suas funcionalidades, o RDUD é um ERP de documentos, uma plataforma de software que permite armazenar todos os documentos da empresa, classificá-los, indexá-los, consultá-los de forma consolidada, evitando redundâncias, versões desatualizadas sem controle, com critérios de acesso, temporalidade, segurança e proteção da informação. 

Como funciona? 

• O RDUD funciona como um ERP de documentos. É uma Plataforma Corporativa de Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED/ECM/BPM
• Cada área da empresa armazena sua documentação no RDUD, de acordo com tipos documentais, metadados e propriedades previamente definidas.
• Todos os tipos de documentos podem ser armazenados e gerenciados no RDUD - Documentos eletrônicos, digitalizados, fotos, áudio, vídeo, documentos em papel.
• O RDUD controla a documentação em papel armazenada na empresa através de seu registro com os dados do documento físico, metadados, propriedades, temporalidade de guarda, destinação final, etc. e sua localização - sala, caixa, prateleira, pasta, armário.
• Na hora de pesquisar um documento, o usuário não necessita mais procurar onde está o documento. Basta acessar o RDUD e pesquisar.
• O RDUD permite também controlar documentos obrigatórios, opcionais, em falta, sem assinatura, prazo de validade, e quando necessário, emitir notificações para os usuários resolverem ocorrências sobre documentos e tarefas. 

Vale a pena adotar? 

A adoção de um Repositório Digital Único de Documentos vai muito além da organização dos documentos, redução de custos, mão de obra, espaço físico, cópias, impressões e malotes. 

Veja como empresas de diversos setores se beneficiam com a adoção do RDUD: 

• Indústrias - virtualizam manuais de produtos e de manutenção de máquinas e equipamentos, automatizam processos de vendas, controlam documentos de regulamentações de qualidade, segurança e medicina do trabalho 

• Construtoras - virtualizam contratos de vendas, serviços e de fornecedores, controlam atividades que geram repasses e receitas de financiamentos, controlam documentos da segurança no trabalho, automatizam a captação e contratação de empregados das obras 

• Empresas agrícolas - virtualizam contratos e assinaturas além das fronteiras do país, automatizam e agilizam as contratações sazonais, controlam a documentação dos empregados para reduzir lides trabalhistas, virtualizam manuais dos produtos agrícolas e dos tratores e equipamentos 

• Bancos - virtualizam produtos e serviços, fecham agências, virtualizam o atendimento aos clientes, enfrentam a concorrência com bancos digitais e fintechs e garantem conformidade com as normas regulatórias. 

• Escritórios de advocacia - virtualizam modelos de peças e processos em andamento, reduzindo tempos, espaço físico e custos, padronizam e melhoram a qualidade do trabalho, evitam êxodo de clientes, virtualizam serviços e atendimento aos clientes 

• Empresas de terceirização de mão de obra - agilizam a captação e contratação de empregados, reduzem custos internos de processamento, agilizam o atendimento e faturamento dos clientes. 

Além de tudo isso, o RDUD é essencial para consolidar um acervo de dados estruturados para as iniciativas de inteligência artificial e transformação digital aprenderem e poderem gerar "insights" e análises específicas para as empresas. 

A Solução Está Aqui — ESTEC Tecnologia 

A ESTEC, que há mais de 2 décadas desenvolve soluções tecnológicas, é a fabricante do E2DOC, uma plataforma completa de digitalização, armazenamento, segurança, consulta, assinatura de documentos e automação de processos, integrada ao whatsapp, totalmente aderente à legislação brasileira, para as empresas adotarem o Repositório Digital Único de Documentos.  

Com o E2DOC é possível inserir, digitalizar, importar, fotografar documentos para o Repositório Digital Único de Documentos da empresa, permitindo acesso fácil, rápido e compartilhado, através de critérios de segurança, no celular, tablet ou desktop. 

É possível também, automatizar processos, distribuir tarefas automaticamente, notificar os usuários envolvidos por e-mail e whatsapp, controlar os tempos das tarefas, gerar trilhas de auditoria e muito mais. 

Também é possível assinar documentos com certificado digital ou assinatura eletrônica, individualmente ou através de um fluxo de tarefas, como contratação, compras, contratos etc.  

O E2DOC está totalmente em português, é muito fácil de usar e de contratar. 

Permite obter todos os benefícios citados neste texto - redução de custos, agilização dos processos de obtenção de receitas, atendimento a regulamentações, eliminação de cópias, impressões, malotes, entre outros.  

Entre em contato com a ESTEC e siga o exemplo de diversas empresas: adote o Repositório Digital Único de Documentos, ganhe eficiência, reduza custos e prepare-se para a IA com o E2DOC.  

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